En el contexto actual, las empresas deben adaptarse a un entorno a un entorno fiscal cada vez más digitalizado. La facturación electrónica, la trazabilidad de operaciones y el cumplimiento de plazos legales son aspectos clave que afectan tanto a pymes como a grandes empresas. Contar con herramientas que centralicen la gestión comercial y de facturación ayuda a simplificar estos procesos, garantizando eficiencia y cumplimiento legal.
inCRM es una plataforma integral que permite centralizar la relación con los clientes y gestionar todo el ciclo de ventas y postventa en un solo entorno. Más allá de sus funcionalidades comerciales, su uso se posiciona en un contexto legal y fiscal que las empresas deben cumplir, especialmente en materia de facturación electrónica y presentación de información a la administración.
Cambios en la normativa de facturación
A partir de 2024 y de cara a 2027, la legislación europea y española establece que las empresas deberán presentar facturas electrónicas a la administración y, en algunos casos, a clientes, según el esquema de factura electrónica obligatoria. Esto implica que las empresas deberán generar, registrar y almacenar facturas con formatos compatibles con los sistemas de la Agencia Tributaria y cumplir con los plazos de emisión y conservación.
Entre los puntos clave destacan:
- Formato obligatorio: las facturas deberán generarse en formato XML con estructura Facturae o equivalente, garantizando la legibilidad y trazabilidad.
- Plazos de emisión: las facturas deben emitirse en el momento de la entrega de bienes o prestación de servicios, respetando los límites de tiempo establecidos por la normativa vigente.
- Almacenamiento seguro: es obligatorio conservar las facturas durante el periodo legal establecido, asegurando la integridad, confidencialidad y disponibilidad.
- Integración de sistemas de la administración: las empresas deberán enviar la información a través de canales oficiales, pudiendo utilizar plataformas de gestión que faciliten la interoperabilidad.
Cómo puede ayudar una solución integral de gestión
Plataformas como inCRM permiten centralizar la facturación y el registro de transacciones, generando documentos compatibles con la normativa y facilitando su envío y almacenamiento seguro. Esto ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos legales sin depender de múltiples sistemas dispersos y reduce riesgos de errores en la emisión o registro de facturas.
Además, estas plataformas permiten:
- Automatizar la generación de facturas a partir de los pedidos o contratos.
- Mantener un historial completo de todas las operaciones comerciales, incluyendo estados de cobro y seguimiento de clientes.
- Integrar controles de seguridad para el manejo de datos sensibles y cumplimiento de RGPD.
Funcionalidades destacadas de inCRM
inCRM incluye herramientas que abarcan todo el ciclo comercial y de facturación:
- Gestión de productos y tarifas: permite registrar productos y servicios, ajustar precios y tarifas, y mantener actualizada la información comercial.
- Creación y seguimiento de ofertas: facilitando la elaboración de propuestas comerciales y el seguimiento de su estado hasta la aceptación del cliente.
- Gestión de contratos y clientes: centraliza la información de los clientes, contratos activos y fechas de renovación, asegurando un control completo.
- Facturación y cobros: genera facturas electrónicas, realiza seguimiento de pagos y emite avisos de vencimiento, ayudando al cumplimiento legal.
- Gestión de incidencias y soporte: registra incidencias, solicitudes o tickets, permitiendo un seguimiento estructurado y una atención más ágil.
- Automatización de procesos básicos: configura recordatorios, notificaciones y tareas automáticas que agilizan la operativa diaria.
Gestión de datos sensibles
Para empresas que manejan datos de categoría especial, según el art.9 del RGPD, inCRM puede configurarse para operar cumpliendo la normativa vigente. Se recomienda su instalación en servidores que cuenten con los niveles de seguridad requeridos, ya que B2com actúa únicamente sobre la infraestructura facilitada por el cliente y no provee alojamiento propio.
Recomendaciones para 2027
De cara a 2027, se espera que la facturación electrónica sea la norma y que las autoridades amplíen los requerimientos de control y trazabilidad de la información. Las empresas deben:
- Adoptar sistemas que permitan generar, almacenar y enviar facturas electrónicas de forma segura y conforme a la legislación.
- Mantener registros organizados y accesibles para auditorías o inspecciones fiscales.
- Formar al personal en procedimientos de emisión y control de facturas, así como en el uso de herramientas digitales que simplifiquen la operativa.
Conclusión
Una correcta gestión de la facturación es crucial para la operación y cumplimiento legal de cualquier empresa. inCRM permite centralizar la información, automatizar procesos y garantizar compatibilidad con la normativa vigente, facilitando a las pymes la preparación para los cambios normativos de cara a 2027 y asegurando eficiencia, trazabilidad y cumplimiento fiscal.
